ストックホルム日本人補習学校における個人情報管理に関するガイドライン

ストックホルム日本人補習学校

運営委員会

1. ストックホルム日本人補習学校で管理している個人情報

   1. 児童生徒の氏名・生年月日、国籍、保護者住所・氏名、保護者メールアドレス、保護者電話番号、兄弟姉妹情報、保護者委員(各種担当者)情報。

   2. 行事等で撮影した活動写真(入学に際して、掲載の許可を得ている。保護者の許可が得られない場合は、これを掲載しない。現在は、学校便りや学級通信での掲載は許可が得られている)。

2. 個人情報の入手方法

   1. 保護者は、児童生徒が入学の際、児童生徒氏名・生年月日、国籍、保護者の住所や氏名・電話番号・メールアドレス等、最低限必要な情報を申込用紙に記入して、補習学校事務局に提出している。

   2. 各種行事等で撮影した活動写真を撮影している。

3. 個人情報の保管場所

   1. 運営委員会連絡委員が、ファイルにパスワードを設定した上で携帯ハードディスク(USBメモリー)に保管し、インターネットには接続していないPC上で操作する。

   2. 事務担当が、事務所(校務用のPC1台)のハードディスクに保管している。インターネットには接続していない。

   3. 学級担任は、必要最小限の学級児童生徒の個人情報をファイルにパスワードを設定した上で携帯ハードディスク(USBメモリー)に保管し、インターネットには接続をしていないPC上で操作する。

   4. 児童生徒名簿は、プリントアウトして、事務所と担任の自宅の鍵のかかる保管庫で保管している。

4. なぜ、それらの個人情報を保管しているか

   1. 学校業務、学級業務遂行に必要な情報のために保管している。

      • 学校業務とは、入学手続きや入学者や卒業者の確認等の業務、学籍管理、学級編制、学校行事、保護者への連絡・案内などにおける教育活動に関する業務である。

      • 学級業務とは、学級毎に名簿作成するなど、教育活動に関する業務である。

   2. 補習学校の事務局では、年に一度、児童生徒氏名や保護者の住所や氏名・電話番号・メールアドレス等、最低限必要な情報の確認を行い、メール添付で運営委員会保護者部に提供し、管理している。

   3. 上記外は別紙(個人情報の取り扱いに関する確認・同意書)の利用目的に記載したとおりである。

5. 個人情報の保管期間

   1. 基本情報に関する保管期間は、児童生徒が在籍している期間とする。卒業・退学した後の個人情報に関しては、補習学校の業務遂行に必要な情報量のみ保管、またその必要な場合のみ使用するとともに、保護者・生徒の不利益が生じないよう厳重にこれらを管理する。

   2. 学級担任が退職した場合は、個人情報の入ったUSBメモリーを事務局に返却させている。

   3. 保護者は自身の児童生徒が補習学校を卒業・退学した場合、在学中に知り得た他の児童生徒の個人情報は全て削除する。

6. 保管されている個人情報にアクセスできるのは誰か

   1. 学級においては、担任と学級内の保護者

   2. 全校児童生徒に関しては、校長、事務職員、運営委員会の連絡委員

7. 個人情報を守るために行っていること

   1. 補習学校で認めた一部の担当者だけで取り扱えるようにしている。

   2. 取り扱いについて、保護者の同意を得ている。

   3. 学級内の情報にアクセスするには、特定のパスワード等を必要としている。

   4. 本校のホームページでは、個人情報を含まない学校情報のみを公開している。

   5. 学校行事などで撮影した写真などは、クラウド上で一定期間公開するが、期間を過ぎた時点で削除している。

   6. 注意情報として、目的以外の使用を不可としている他、転送を厳禁としている。

<附則>

本ガイドラインは2018年6月2日より施行する。